협업툴로 구글상 손_IT[활동의 달인 작은 특강 ]

 

[활동의 달인 작은 특강의]는 9명의 활동가들이 활동을 하면서 쌓은 실전 노하우와 활동 경험치를 참가자들과 나누는 자리입니다. 비영리단체에 맞는, 자신의 활동에 적용할 수 있는 생생한 경험담을 나누기 위해 마련했습니다. 주제별 활동 경험을 아낌없이 전달해주신 9명의 달인 분들과 함께해주신 참가 활동가 분들께 감사드립니다.

활동의 달인 – IT협업도구로써 구글을 잘 사용하기

활동의 달인의 작은 특강, IT 「협업 도구로 구글을 잘 다루다」입니다. 강의는 ‘생명의 숲’ 이현아 활동가 님이 담당해 주셨습니다. 생명의 숲은 누군가가 숲을 통해 건강한 일상을 누리기를 꿈꾸는 마음으로 나무를 심고 숲을 가꾸는 환경단체이지만, 2017년부터 구글을 기반으로 업무 형태를 변화시켰고, 올해는 그린&스마트 오피스를 꿈꾸며 데스크톱을 없애는 등 업무 공간도 변화시켰습니다.

이번 강의는 노트북을 가지고 실습을 해보는 형태로 진행되었습니다. 강의 리뷰는 실습 내용 중 일부를 발췌해서 기능을 설명하는 방식으로 기술할 예정입니다. 이현아 달인은 구글의 기능들을 어떤 방향으로 사용하고 있는지 확인했으면 좋겠습니다.

□ 효과적인 콜라보레이션 도구, 구글

이현아, ‘협업도구로 구글을 다루는’ 강의 자료 중 ‘G-SUITE는?’

G-SUITE는 클라우드 기반으로 장소나 시간, 기기에 관계없이 부서 팀의 협업을 도모하여 업무 능력을 향상시킬 수 있는 툴입니다. 비즈니스 버전이 업무에 집중할 수는 있지만 개인 계정 분들도 활용할 수 있는 기능 중심의 강의가 진행되었습니다.

이현아 ‘협업도구로 Google 활용’ 강의 자료 중

이메일 이외의 서비스는 협업시 편리합니다. 혼자 사용할 때는 구글 문서보다 익숙한 한글 문서가 훨씬 편리하고, 구글 드라이브도 온라인에서 사용하기 때문에 USB가 더 편리할 수도 있어요. 하지만 협업에서는 비교할 수 없을 정도로 큰 장점을 발휘하기 때문에 하나씩 살펴보도록 하겠습니다.

□ Gmail 잘 사용

이현아 ‘협업도구로 Google 활용’ 강의 자료 중

다른 이메일과 다른 점은 대화 형식으로 메일을 보고 라벨로 관리하는 것입니다.

대화형식은 마치 대화하듯이 기존의 메일이 모두 표시되는 형식입니다. 처음에는 익숙하지 않아서 어렵게 느껴지는데 그런 경우에는 다음이나 네이버처럼 변경을 할 수 있습니다.

설정 기본설정 대화형식에서 보기 중지를 누릅니다. 하지만업무의경우메일을여러번주고받다보니메일기록을한눈에확인할수있는대화형식이더편리합니다. G메일에 어느 정도 익숙해진 후에는 대화 형식으로 사용하는 것이 좋습니다.

‘카테고리’는 방, ‘라벨’은 스티커

메일을 라벨로 관리하는 것이 매우 어려운데 카테고리는 ‘방’으로 라벨은 ‘스티커’로 이해하면 편합니다. 문자를 사람이라고 했을 때 사람은 둘로 나눌 수 없기 때문에 한 방에만 넣지만 스티커는 몸에 몇 개 붙일 수 있습니다. 카테고리로 메일을 관리하면 ‘조직운영’과 같이 하나의 카테고리로 분류해야 하는데, 라벨로 관리하면 한 메일에 ‘조직운영’, ‘광고’ 라벨을 모두 붙일 수 있습니다.

●드라이브 링크vs첨부파일

파일은 드라이브 링크로 보내는 게 좋겠어요. 드라이브는 메일 첨부 파일의 용량이 커지면 드라이브 사용량도 커지기 때문에 파일을 드라이브에 올린 후 링크를 보내는 형태로 보내면 용량을 두 번 사용하지 않습니다. 또 하나의 장점은 드라이브 링크는 보낸 후에도 수정이 가능하다는 것입니다. 한글문서처럼 수정한 문서를 다시 보낼 필요는 없습니다. 주의해야 할 점은 공유 권한을 주지 않으면 링크가 열리지 않기 때문에 공유 권한도 반드시 함께 부여해야 한다는 것을 잊으시면 안됩니다.

□연결해서 모두 사용하자!

구글의 핵심은 「다른 기능과 얼마나 잘 연결해서 사용하느냐」입니다. 함께 살펴볼 기능은 ‘유지’, ‘태스크’, ‘캘린더’입니다.

킵(keep)은 메모서비스입니다. 많이 쓰는 에버 노트의 기능을 매우 단순화시켰다고 생각하면 좋으나 데스크탑이나 휴대 전화를 연동하고 사용할 수 있습니다. 보관도 라벨로 세팅이 가능하며 체크박스로 작성도 가능합니다.

크롬에 킵을 확장 프로그램으로 설치하면 레퍼런스 저장에도 적합합니다. 좋은 기사와 문구를 발견하면 저장하고 싶은 부분을 끌어 상단의 사진처럼 “킵”을 클릭합니다. 원본 링크까지 함께 저장되기 때문에 나중에 확인하기도 더 편리합니다.

공동작업자를 설정하면 이 모든 것을 함께 할 수도 있지만, 공유하고 싶은 레퍼런스를 발견하고 보관하고 저장하면 공유된 팀원도 함께 공동으로 확인할 수 있어 협업에 도움이 됩니다.

태스크(task)는 해야 할 일 목록이라고 생각하면 됩니다.

위와 같이 메일을 드래그 앤 드롭하여 즉시 작업에 추가할 수 있습니다. 메일 원문이 추가되므로 작업 목록에서도 언제든지 해당 메일을 바로 볼 수 있지만 일일이 메일 원문으로 되돌아가야 하는 번거로움을 줄일 수 있습니다.

작업에서 추가한 것은 날짜 및 시간 설정을 해두면 캘린더에서도 볼 수 있습니다. 구글은 이렇게 업무와 얼마나 잘 연결해서 쓰느냐가 중요하죠. 그럼 달력을 좀 더 자세히 살펴볼까요?

□ 달력사용 능숙

활동가들이 단체 달력 사용을 불편해하는 이유는 한 달력에 모든 일정을 입력하면 모든 일정의 알람이 울리고 보기에도 지저분하기 때문인데 생명의 숲은 팀별 달력을 입력해 불편을 줄였다고 해요.

팀별로 달력을 작성하면 개인이 보고 싶은 달력만 표시할 수 있으며 중요도에 따라 색상을 지정하여 개인이 보기 좋게 변경할 수도 있습니다. 또한 팀원만 수정할 수 있도록 팀별로 권한을 부여할 수도 있습니다.

가장 유용한 점은 단체 홈페이지 등 외부에 구글 캘린더를 삽입할 수 있다는 점입니다.

캘린더 설정 및 캘린더 통합에는 삽입코드가 있습니다만, 이 코드를 사용하면 됩니다. 맞춤 설정으로 너비나 높이를 맞출 수도 있고, 캘린더 목록 탭도 설정할 수 있습니다. 일정이 수정되거나 추가될 경우 홈페이지에서 추가 작업 없이도 자동으로 반영되므로 편리하게 이용할 수 있습니다.

□드라이브 능숙

구글 드라이브를 잘 쓰면 ‘_최종’, ‘_최종’ 이렇게 안녕하세요. Google 문서는 모든 수정 기록이 자동 저장되므로 업무 시 반복 문서를 만들어 공유할 필요는 없습니다.

드라이브의 핵심은 공유입니다. 생명의 숲 이현아 활동가

상단의 버전 기록을 클릭하면 언제 누가 수정했는지 확인할 수 있으며 해당 버전의 문서도 다운로드 할 수 있습니다. 드라이브내의 폴더도, 누가 카피하고 삭제했는지도 기록에 남습니다. 잘못삭제하거나 수정하면 파일이 사라질걱정은 없습니다.

특히공동으로문서를확인할때편리한데,주간회의자료의경우도각각작성된자료를모아서새문서를만들지않아도돼요. 모두 동시에 구글 문서에 입력할 수 있기 때문입니다. 리플릿 등의 시안도 함께 확인하고 수정하며 코멘트하거나 답변할 수 있습니다.

드라이브의 핵심은 공유입니다. 여기서 주의하셔야 할 점은 상위 폴더의 공유 권한을 하위 폴더가 가지고 가기 때문에 상위 폴더를 공유할 때 하위 폴더에 공유하면 안 되는 중요한 문서가 있는지 확인을 하셔야 합니다.

공유할 때는 메일 주소를 직접 입력하여 공유할 수도 있고, 링크를 전달하여 공유할 수도 있습니다. 수신인의 수정 권한, 부여 받은 권한의 종료 시기도 설정 가능합니다.

활동가가 구글을 활용했다고 해도 처장이 “나는 구글 문서에 익숙하지 않으니 PDF로 보내 달라” “메일로 보내 달라”고 요구하면 구글 문서는 쓰지 않게 됩니다. 구글은 공동으로 사용할 때, 협업할 때 강력한 힘을 발휘한다는 것을 잊지 말아야 합니다. 구글을 잘 사용하면 형식적 업무에 파묻히지 않고 협업할 수 있다고 하는데, 가장 중요한 건 팀장과 처장이 먼저 사용하는 겁니다 생명의 숲 이현아 운동가 오프라인 가능으로 설정해 놓으면 오프라인에서도 파일 접속이 가능합니다 인터넷 사용이 불가능한 장소에서 파일 작업을 할 때 사용하세요.단, 오프라인으로 실시간 자동저장은 불가능하며 인터넷 접속 시 문서가 업데이트 됩니다.

그 밖에도 프레젠테이션, 구글 문서작성법 등을 함께 실습을 해보았습니다. 이상 이현아 달인의 <협업 도구로 구글을 활용> 작은 특강이었습니다.

작성자:어쩌면귀는 얇지만 고집은 강한 감정과잉형 인간.걸을 때마다 행운이 오기를 바라며 스스로 지어준 별명 행운의 여신, 줄여서 행역이다.